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2017-05-05 12:36

7 hilfreiche und kostenlose Tools und Dienste für die Veranstaltungsplanung

Kostenlose Bilder: Unsplash und Pexels

Nicht immer stehen eigene Bilder zur Verfügung, gerade wenn es sich um die erste Veranstaltung einer Reihe handelt. Wer professionelle und kostenfreie Bilder sucht, wird auf den Fotoplattformen Unsplash und Pexels fündig. Beide Dienste bieten professionelle und hochaufgelöste Bilder aus vielen verschiedenen Bereichen. Entweder die Bilder können komplett frei verwendet werden, oder es muss die Namensangabe des Fotografen erfolgen.

Gibt es nach dem Event gute Bilder, empfiehlt es sich außerdem diese auf dem Bilderdienst flickr zu veröffentlichen damit sie von möglichst vielen Menschen gefunden und angesehen werden. Auf flickr ist 1 Terabyte Speicherplatz kostenfrei und es lassen sich sehr einfach Alben erstellen, die dann auf Social Media-Kanälen geteilt oder eingebunden werden können.

 

Taskmanagement: Asana

Asana ist ein wunderbares Tool, um ein Eventteam zu koordinieren und Meilensteile zu überwachen. Es können Projekte und Aufgaben angelegt und einzelnen Teammitgliedern zuweisen werden. Es gibt eine Chat-Funktion, es können Anhänge abgelegt werden und vieles mehr. Zudem können weitere Leute den Aufgaben folgen und diese kommentieren. 

Durch die Möglichkeit verschiedene Gruppen und Projekte anzulegen, kann in Asana die Planung von mehreren Events oder Projekten gleichzeitig abgebildet werden kann. 

Asana ist in der Basis-Version für bis zu 15 Teammitglieder kostenfrei, zusätzlich gibt es eine mobile Version.

 

Messenger: Slack

Der Messengerdienst Slack vereinfacht gerade kurze Absprachen und erspart eine Unmenge an E-Mails. Slack organisiert Antworten, Beitrage und Fragen der beteiligen Personen, so dass Kommunikationsprozesse sehr unkompliziert nachvollzogen werden können. Mit dem Tool lassen sich verschiedene Kanäle zu Themen anlegen und Personen direkt dazu einladen. Als Online-Tool in der Basis-Version kostenfrei.

 

Cloud Speicher und einfaches Projektmanagement Tool: Google Drive

Wer kein eigenes Projektmanagement Tool mit Terminüberwachung braucht, ist mit den Diensten von Google Drive gut bedient. In Google Drive können Dokumente abgelegt und gemeinsam bearbeitet werden. Gleichzeitig bietet der Dienst eigene Anwendungen um Tabellen, Textdokumente, Präsentationen und Formulare zu erstellen und gemeinsam daran zu arbeiten. Als Cloud Speicherplatz bis zu einem Speicherplatz von 15 GB ist Google Drive kostenlos und kann im Alltag voll und ganz überzeugen, auch dank seiner sehr intuitiven und einfachen Benutzeroberfläche. 

 

Kostenlose Webseiten Dienste: Weebly, Jimdo und Webnote

Wer schnell und ohne Programmierkenntnisse eine einfache, schöne Website für seine Veranstaltung erstellen möchte, sollte sich Weebly ansehen. Mit einer kostenfreien Einstiegsvariante lassen sich bereits überraschend professionelle Ergebnisse erzielen. Für Personalisierung, passwortgeschützte Seiten und Community-Funktionen wird eine monatliche Grundgebühr erhoben. Auch Jimdo, Wix oder Webnode bieten kostenlose Basis-Pakete an.

 

E-Mail-Marketing: Einladungen mit Mailchimp versenden

Um bestehende Kontakte auf eine kommende Veranstaltung aufmerksam zu machen  kommt man um E-Mail-Marketing nicht herum. Mailchimp bietet Nutzern ein übersichtliches Kontakt-Management, intuitive E-Mail-Gestaltung und zahlreiche Tracking- und Reporting-Funktionen. Mit Mailchimps „Free Forever“-Plan können pro Monat bis zu 12.000 E-Mails an bis max. 2.000 Abonnenten verschickt werden. Für die meisten Veranstaltungen völlig ausreichend.

Alternativ bietet der Anbieter SendGrid ebenfalls ein kostenloses Kontingent von monatlich 12.000 E-Mails an. 

 

Kostenfrei Grafiken erstellen mit Canva

Um Werbung für eine Veranstaltung oder ein Event zu machen, werden durchgehend neue Fotos und Grafiken benötigt. Für Facebook, den Blog, das E-Mail-Marketing oder die Anzeige im Wochenblatt. Wenn es keinen Grafiker gibt der diese Aufgabe übernehmen kann ist Canva eine sehr gute Lösung um professionelle Grafiken und Layouts zu erstellen. Intuitiv und mit vielen kostenfreien Grafiken und Bildern, PDFs wie sie beispielsweise für Anzeigen benötigt werden, lassen sich direkt in Druckqualität ausgeben. Mit der kostenpflichtigen Pro Version lassen sich auch Hausfarben und Schriften anlegen.

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