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2017-06-02 07:45

Immer schön ruhig bleiben: Meine Tipps, wie ich bei einer stressigenVeranstaltung nicht den Überblick verliere - TEIL 1

Aktionärsversammlungen mit über 1.500 Teilnehmern, Teamevents bei dem mehrere Abteilungen involviert sind, Kundenveranstaltungen zu denen Partner aus verschiedenen Ländern eingeflogen wurden, in meinem Job als Eventmanagerin habe ich schon einige spannende Veranstaltungen realisiert. Vom exklusiven Geschäftsessen bis zur Großveranstaltung über mehrere Tage war schon alles dabei. Früher hatte ich in der Planungsphase und in den Tagen vor dem Event oft schlaflose Nächte, durch ein paar Tricks und kleine Hilfsmittel bin ich da heute wesentlich gelassener.
 
Gut geplant ist halb gewonnen
Es hört sich an wie das Mantra der Eventexperten: früh genug anfangen zu planen, gut vorbereitet sein, alle Gewerke zeitig anfragen, Termine einhalten. Scheint logisch, in der Realität aber wohl doch nicht ganz so einfach. Während man im Hinterkopf schon seit Wochen daran denkt, wird es dann doch wieder spät mit der Anfrage für den Veranstaltungsort, den DJ oder das Catering. Das geht manchmal gut (meistens nicht) macht aber schon vor Beginn der Veranstaltung unnötig Stress. Meine unbedingte Empfehlung daher: frühzeitig einen Projektplan erstellen. Hier werden alle Punkten die organisiert werden müssen aufgeführt und terminiert. Oft reicht eine einfache Liste in Excel, bei größeren Projekten empfiehlt sich ein Planungstool wie Asana oder Bitrix24, mit denen auch Projektteams koordiniert und überwacht werden können. In diesen Projektplan sollte erst einmal alles, wirklich alles, aufgenommen werden. Besser ist es, einen Punkt zu viel aufzuführen, hinter den man dann schnell einen Haken machen kann, als später festzustellen, dass etwas Wichtiges vergessen wurde. Location, Caterer, Genehmigungen, Keynote Speaker, Technik, Künstlerbooking, Dekoration, Einladungen, einfach alles. Schnell wird aus jedem Einzelpunkt ein eigenes Projekt, dass sich so viel einfacher überwachen und koordinieren lässt. Für jeden Einzelpunkt vergebe ich folgende Kriterien: wer ist verantwortlich, wann muss es spätestens erledigt sein, was kostet es und wann wird angeliefert. Je nach Veranstaltung wird so eine Liste sehr umfangreich, deshalb gilt gleichzeitig: nur ein gut gepflegter und ständig aktualisierter Projektplan ist wirklich hilfreich. Ich checke den Projektplan als ersten Arbeitsschritt, gleich morgens noch bevor ich Mails lese und aktualisiere ihn als letztes to Do bevor ich den Rechner runter fahre und das Büro verlasse. Zwischendurch nach Möglichkeit nicht, da ich sonst zu viel Zeit verliere und immer wieder abgelenkt werde.

 
Profi-Tipp 1:
Ein Veranstaltungs-Projektplan in dem alle Punkte der Veranstaltung von der Anfrage bis zur Danksagung und Rechnungsstellung aufgeführt sind und außerdem das Budget vermerkt ist. Es müssen realistische Termine und Verantwortlichkeiten für jeden Planungspunkt vergeben werden! Der Projektplan sollte täglich zu einem festen Zeitpunkt überprüft und aktualisiert werden.

 
Weniger Stress – weil alle wissen was zu tun ist
Auf der Veranstaltung selber bin ich die erste Ansprechpartnerin – meistens für alles. Ob ein Künstler im Stau steht, ein Waschbecken überläuft oder die Blumen in der falschen Farbe geliefert wurden. Unvorhergesehene Ereignisse gibt es immer auf Veranstaltungen, darauf muss man sich einstellen und eine noch so gute Planung wird höhere Gewalt nicht verhindern. Umso wichtiger ist es, dass alle Beteiligten genau wissen was ihre Aufgaben sind, was bei Problemen zu tun ist und wer dann angesprochen werden kann. Wenn es los geht ist keine Zeit mehr für Fragen wie „Wo sollen wir uns umziehen?“, „Wo soll die Theke aufgebaut werden?“ oder welche Musik zum Essen gespielt werden soll. Alle Fragen die im Vorfeld geklärt werden können, sollten mit den verantwortlichen Personen abgeklärt werden. Wenn bei einer Gartenhochzeit ein Zelt angeliefert werden muss und am Tag des Aufbaus festgestellt wird, dass die LKWs für die Anlieferung nicht nah genug an den Aufbauplatz fahren können, steht man plötzlich vor einem zeitaufwändigen Problem, das vermeidbar gewesen wäre. Ich schreibe daher zusätzlich zum Projektplan einen detaillierten Zuständigkeits- und Ablaufplan von A – Z. In diesem Dokument notiere ich alle Ansprechpartner und Fragen die während der Veranstaltung auftauchen können. Dieses Dokument wird einige Tage vor der Veranstaltung an alle Beteiligten gemailt. So sind alle bestens vorbereitet und wissen genau was zu tun ist. Um sicher zu gehen, dass auch wirklich alle diesen Plan gelesen haben, sende ich direkt vor der Veranstaltung noch einmal einen Reminder, um daran zu erinnern, dass der Ablaufplan essenziell wichtig ist und fordere dazu auf, diesen zu lesen und ausgedruckt dabei zu haben.

 
Profi-Tipp 2:
Zuständigkeits- und Ablaufplan von A – Z erstellen. Alle Ansprechpartner mit vollem Namen und wenn möglich Telefonnummer aufführen. Häufig gestellte Fragen beantworten.

 
Das richtige Team auswählen
Wer kennt diesen Gedanken nicht: dann hätte ich es auch gleich selber machen können! Vorweg sei gesagt, nein, hätte man nicht. Auch hier gilt, je früher die Planungsphase startet, je besser kann ein Veranstaltungsteam aus den richtigen Menschen zusammengestellt werden, umso sicherer wird die Veranstaltung ein Erfolg. Delegieren zu können ist eine essentielle Eigenschaft von Projektverantwortlichen und natürlich kann man nur dann stressfrei Aufgaben übertragen, wenn man selber das Gefühl hat, dass diese auch termin- und kostengerecht erledigt werden. Mir hilft es am Anfang der Planung ausgiebig mit neuen Lieferanten oder Partnern zu sprechen und mir genaues Bild von den beteiligten Gewerken zu machen. So bekomme ich ein gutes Gefühl für den Lieferanten und kann Ersatz besorgen, sollten meine Vorstellungen nicht erfüllt werden.

 
Profi-Tipp 3:
Lieferanten, Gewerke und Mitarbeiter sorgfältig auswählen. Lieber am Anfang mehr Zeit in die richtige Auswahl stecken, als am Ende keine Alternative mehr suchen zu können.

 
Nicht am falschen Ende sparen
Eine Veranstaltung „in time and budget“ zu halten, ist eine große Herausforderung. Natürlich ist man versucht Leistungen so günstig wie möglich einzukaufen. Bietet ein Anbieter eine Leistung weit unter dem Marktpreis an, ist nach meiner Erfahrung allerdings immer Vorsicht geboten. Ein gutes Beispiel ist hier das Catering. Die Stimmung einer Veranstaltung kippt unmittelbar, wenn die Qualität des Essens nicht stimmt oder schlimmer noch, zu wenig da ist. Hier wird schlicht an der falschen Stelle gespart, wenn versucht wird die Kosten über die Verpflegung zu minimieren. Mein Tipp: Wenn Kosten gespart werden müssen, lieber einfache, dafür aber gut zubereitete Speisen in ausreichender Menge anbieten, als ein vermeintlich exklusiveres Menü, dass am Ende nicht schmeckt. Es darf ruhig ein einfachen Gericht wie Würstchen mit Kartoffelsalat sein, wenn auf hochwertige Qualität geachtet wurde. Zusätzlich müssen diejenigen berücksichtigt werden, die bestimmte Lebensmittel nicht essen können oder wollen. Je besser man dies im Vorfeld einschätzen kann, umso besser für das Budget, weil so zielgerichtet für diese Personengruppe geplant werden kann, ohne dass zu viel oder zu wenig vorgehalten wird. Ein befreundeter Tourmanager, der seit 20 Jahren große Musikevents organisiert, hat dies einmal sehr witzig auf den Punkt gebracht: „Früher gab es ja nur Normal und ohne-Fleisch. Aber heute haben wir noch die Veganies und die Glutenies um die wir uns kümmern müssen.“ Man kann von dieser Entwicklung halten was man will, sie ist einfach eine Tatsache, auf die es einzugehen gilt. Ich bin selber Vegetarierin und kann aus leidvoller Erfahrung sagen, es gibt nichts was die Stimmung mehr runter reißt, als bei einer anstrengenden Tagung am Mittagsbuffet nur Brot und den Beilagensalat essen zu können.

 
Profi-Tipp 4:
Nicht am Essen sparen. Besser die Vielfalt der Speisenauswahl verringern und dafür gute Qualität anbieten. Essgewohnheiten und Lebensmittelallergien berücksichtigen und alternative Gerichte für diese Personengruppen vorhalten. Außerdem: bei Caterern die man noch nicht kennt, immer ein Probeessen vereinbaren um die Qualität zu überprüfen.

 

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