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2016-10-26 17:12

Planungstipps für gelungene Veranstaltungen (Teil 1)

Festzelt

 

Die perfekte Zeltlocation, die richtigen Gäste, das leckerste Essen, der beste DJ. All diese Dinge machen den Unterschied von mittelmäßigen, guten und sehr guten Veranstaltungen aus. Starten Sie daher rechtzeitig mit der Vorbereitung Ihres Events.

Rechtzeitig mit der Planung beginnen

Eventprofis starten mindestens drei Monate vor der Veranstaltung mit der Planung – oft deutlich früher. Damit Sie sich am Ende nicht mit dem zufrieden geben müssen, was übrig geblieben ist, sollten Sie Location, Musik, Catering und Technik, sprich alle Gewerke einer Veranstaltung, mindestens drei Monate vor der Veranstaltung anfragen. Denken Sie zusätzlich daran, dass auch Ihre Gäste sich den Termin freihalten müssen. Sind die gedruckten Einladungen nicht rechtzeitig fertig, reicht oft eine erste „Save the Date“ Ankündigung per Email als Terminblocker. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass alle Ihre Gäste Ihre Veranstaltung einplanen können. Erfahrungsgemäß finden im September die meisten Veranstaltungen statt. Planen Sie eine Veranstaltung im September, sollten Sie bereits ein Jahr im Voraus das Zelt anfragen und den Termin ankündigen.

Wie groß muss mein Zelt sein?

Rechnen Sie mit 1 m² pro Person bei einfacher Bestuhlung von Bierzeltgarnituren. Möchten Sie eine festlichere Bestuhlung bei der runde Tische eingesetzt werden, wird doppelt so viel Fläche benötigt. Hinzu kommen noch die Flächen, die für Bühnen, den Catering-Bereich oder die Tanzfläche geplant sind. Rund um das Zelt wird mindestens 1 m Platz für die Montage benötigt. In der Standardvariante werden unsere Zelte mit 1 m langen Erdnägeln im Boden verankert. Sollte dies bei Ihrer Veranstaltung nicht möglich sein, arbeiten wir mit einer Gewichtsballastierung. Wir beraten Sie hier gerne, wie dies für Ihre Veranstaltung bestmöglich umgesetzt werden kann.

Berücksichtigen Sie das Wetter

Wohl jeder wünscht sich für den Tag der Veranstaltung bestes Wetter und vor allen Dingen: keinen Regen. Doch gerade in unseren Breitengraden sollte man auf alles vorbereitet sein. Planen Sie Ihren Platzbedarf so, dass ein Empfang notfalls nach drinnen verlegt werden kann, berücksichtigen Sie eine Garderobe und überlegen Sie, ob der Raucherbereich oder der Weg zu den Toiletten überdacht werden muss, damit Ihre Gäste nicht nass werden. Vergessen Sie die WCs bei Ihrer Planung nicht – Gegebenenfalls können Sie einen Toilettenwagen buchen, sollte die Kapazität der vorhandenen WC-Anlagen nicht ausreichen oder diese zu weit entfernt sein. Natürlich ist es ebenfalls möglich ein Zelt zu beheizen, über entsprechende Möglichkeiten beraten wir Sie gerne.

Musik & Eventtechnik

Eine gute Party steht und fällt mit der Musik. Egal ob Live Band, DJ oder Musikbox. Schließen Sie die Musik und die Technik, die dafür benötigt wird, daher unbedingt von Anfang an in Ihre Planung mit ein und fragen diese ebenfalls rechtzeitig an. Dies beinhaltet auch die nötige Eventtechnik, ausreichend Stromzugänge und deren Absicherung, sowie eine entsprechende Lichttechnik.

Checkliste. An alles gedacht?
Hier noch einmal alle wichtigen Veranstaltungstipps als Checkliste zum Abhaken.

Zu Teil 2 und weiterlesen...

 

  Bestuhlung, Mietmöbel?

 

 

ENDE Teil 1

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