Der Eintrag "offcanvas-col1" existiert leider nicht.

Der Eintrag "offcanvas-col2" existiert leider nicht.

Der Eintrag "offcanvas-col3" existiert leider nicht.

Der Eintrag "offcanvas-col4" existiert leider nicht.

Have any Questions? +01 123 444 555

2016-11-04 15:17

Planungstipps für gelungene Veranstaltungen (Teil 2)

 

Zuerst Teil 1 lesen...

Ihr Fest soll das Beste alle Feste werden. Eine attraktive Zeltlocation ist dafür schon mal eine gute Grundvoraussetzung. Damit es ein rundum gelungenes Fest wird, haben wir von Busche Zeltanlagen ein paar Tipps.

Genehmigungen & Versicherungen

Private Veranstaltungen wie Geburtstage, Hochzeiten oder Jubiläen sind erst einmal nicht anmeldepflichtig. Dies gilt allerdings nur, wenn es sich tatsächlich um eine private Veranstaltung handelt. Grundsätzlich gilt nur die Feier privat, in der alle Teilnehmer untereinander oder mit dem Veranstalter „innerlich verbunden“ sind und für die nicht öffentlich geworben wurde. Für alle anderen Veranstaltungen gilt die Anmeldepflicht beim zuständigen Ordnungsamt. Dies sollte bestenfalls drei Monate im Voraus geschehen.

Egal ob privater oder gewerblicher Veranstalter, Sie sind für die Sicherheit Ihrer Gäste verantwortlich und letztlich haftbar. Ausreichende Sicherheitsvorkehrungen wie Fluchtwege, Erste-Hilfe-Ausrüstung und Personen, die während der gesamten Veranstaltung nüchtern bleiben und so im Notfall einsatzbereit sind, müssen daher zum Standard gehören. Bei öffentlichen Veranstaltungen ist eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung oft Voraussetzung für die Genehmigung, doch auch bei privaten Veranstaltungen ab einer gewissen Größenordnung sollten Sie über zusätzlichen Versicherungsschutz nachdenken. Angetrunkene Gäste demolieren unabsichtlich das gemietete Mobiliar, ein Kind verletzt sich am Grill, ein Gewitter setzt den Toilettenwagen außer Betrieb. Solche Schäden können die Veranstaltung im Nachhinein teuer werden lassen. Sprechen Sie daher im Vorfeld mit ihrem Versicherer, welche Schäden in den bestehenden Versicherungen abgedeckt sind und welche nicht.

Strom- und Wasserversorgung

Ein oft vernachlässigter Punkt bei Veranstaltungen: genügend Strom. Berechnen Sie den Strombedarf von Catering, Musik, Licht und weiteren Verbrauchern unbedingt rechtzeitig und im Vorfeld. Wird vor Ort gekocht, benötigt der Caterer einen Starkstromzugang. Sollte die Stromversorgung für ein Zelt nicht durch einen bestehenden Anschluss abgedeckt werden können, besteht die Möglichkeit mobile Stromgeneratoren in den unterschiedlichsten Größen zu mieten. Sprechen Sie unbedingt vorab mit Ihren Dienstleistern, wieviel Strom und Wasser diese benötigen. Nichts ist ärgerlicher, als wenn mitten in der schönsten Party der Strom ausfällt oder die Toiletten überlaufen.

Catering & Getränke

Ihre Gäste sollen bei Ihrem Fest bestens verpflegt werden, leckeres Essen, immer genügend Getränke, ein Mitternachtsimbiss. Egal ob bei Ihrer Veranstaltung Bratwurst oder ein 3-Gänge-Menü serviert wird, berücksichtigen Sie bei der Planung ebenfalls Vegetarier und Gäste von denen Ihnen Nahrungsmittelallergien bekannt sind. Ein Kindermenü macht kleine Gäste und deren Eltern glücklich. Denken Sie ebenfalls an eine attraktive alkoholfreie Getränkeauswahl, nur zwischen Mineralwasser oder Cola entscheiden zu können, macht ein Event nicht unbedingt spannender. Für ein gelungenes Fest sind motivierte Servicekräfte und Mitarbeiter entscheidend. Planen Sie daher für Ihr Team, die Musiker und andere Mitarbeiter Speisen und Getränke ein und sorgen wenn möglich für einen geschützten Backstagebereich.

 

An- und Abreise

Damit Ihre Gäste nicht schon gestresst auf Ihrer Veranstaltung erscheinen, überprüfen und kommunizieren Sie die Anreiseoptionen bereits mit der Einladung. Halten Sie genügend Parkmöglichkeiten frei und sorgen Sie dafür, dass die Zufahrt zum Veranstaltungsgelände gut gekennzeichnet ist. Können Ihre Gäste nach der Veranstaltung mit öffentlichen Verkehrsmitteln nach Hause gelangen? Gibt es genügend Taxis? Vielleicht können Sie einen eigenen Fahrservice zur Verfügung stellen, der Gäste innerhalb eines gewissen Einzugsgebiets nach Hause fährt. Haben Ihre Gäste eine längere Anreise und wollen vor Ort übernachten, klären Sie entsprechende Möglichkeiten bereits im Vorfeld. Bei Hotels lassen sich bei einer Abnahme von mehreren Zimmern oft Rabatte verhandeln. Sprechen Sie dazu rechtzeitig mit den Hoteliers und reservieren Sie Zimmerkontingente.

Checkliste. An alles gedacht?
Hier noch einmal alle wichtigen Veranstaltungstipps als Checkliste zum Abhaken.

 

  Bestuhlung, Mietmöbel?

 

 

ENDE Teil 2

Zurück