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2017-06-02 07:40

Stressfrei Events planen. Meine Tipps – TEIL 2

Als Eventmanagerin habe ich Veranstaltungen von 5 bis zu über 1.000 Personen organisiert. Hier der zweite Teil des Artikels mit meinen Tipps, die zu weniger Stress bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen führen.

Mit der Musik steht und fällt eine Veranstaltung
Diese Regel hat wohl jeder schon einmal gehört. Mir ist ein wenig schleierhaft, warum sie so selten ernst genommen und berücksichtigt wird. Diesen Fehler gilt es unbedingt zu vermeiden. Musik ist nicht nur bei Tanzveranstaltungen wichtig, nahezu jede Veranstaltung gewinnt mit der richtigen Musikauswahl und der entsprechenden Technik dazu. Ob Networking Event, gesetztes Dinner, Unternehmensjubiläum oder Preisverleihung, wichtig ist die musikalische Untermalung im Vorfeld gut zu durchdenken und entsprechend zu planen. Darauf zu vertrauen, dass ein Kollege oder Hobby DJ aus der Nachbarschaft das schon „irgendwie regeln wird“ hat sich oft als schwerwiegender Fehler herausgestellt. Lieber eine Stunde mehr in die Organisation der Musik investieren, als bei der Veranstaltung feststellen, dass die Gäste genervt sind oder sich am laufenden Band beschweren.

Profi-Tipp 5:
Musikauswahl und Dienstleister sorgfältig auswählen. Genau überlegen welche Musikrichtung angemessen und gewünscht ist, dies im Ablaufplan vermerken. Im Zweifel Profis dazu befragen und beauftragen.

Für eine gelungene Aufführung braucht es eine Generalprobe
Nehmen wir nun einmal an, alles wurde frühzeitig gebucht, alle Teammitglieder wissen was sie zu tun haben und alle Meilensteine wurden fristgerecht abgearbeitet. Auf der Veranstaltung ist es dann aber plötzlich so dunkel, dass die Gäste ihre Teller kaum sehen, der Keynote Speaker redet über ein anderes Thema als abgesprochen und die Mikrofone erzeugen einen unangenehmen Pfeifton. Um solche Probleme noch vor dem Beginn einer Veranstaltung beheben zu können, empfehle ich eine Generalprobe einzuplanen. So kann die Technik überprüft werden, den Teilnehmern werden die Wege zur Bühne oder zu entsprechenden Plätzen gezeigt, alle Teammitglieder werden noch einmal aufeinander eingeschworen und fühlen sich besser vorbereitet. Zudem unterstreicht eine Generalprobe die Wichtigkeit der Veranstaltung, was sich meiner Erfahrung nach positiv auf alle Beteiligten auswirkt. Es ist immer noch besser sehr kurzfristig einen neuen Redner zu organisieren oder diesen Programmpunkt zu kürzen oder umzustellen, als bei der laufenden Veranstaltung festzustellen, dass etwas aus dem Ruder läuft. Kleine Pseudo Weisheit, die ich aus dem Theater übernommen habe: läuft die Generalprobe holprig, klappt es wie am Schnürchen wenn es wirklich ernst wird.

Profi-Tipp 6: Generalprobe mit allen Abläufen der Veranstaltung planen und durchführen, entweder am Tag vor der Veranstaltung oder einige Stunden bevor die Gäste kommen. Genügend Puffer einplanen um auf technische Probleme oder Ablaufänderungen reagieren zu können.

Die richtige Priorisierung ist wichtig
Die ersten Teilnehmer warten schon vor der Tür und man selbst richtet noch die Blumengestecke, während der Begrüßungsumtrunk noch gar nicht aufgebaut ist? Schlecht. Bei Events herrscht immer Zeitdruck, daher ist es umso wichtiger die elementaren Dinge zuerst zu erledigen. Niemand wird böse sein, wenn das Servicepersonal noch letzte Handgriffe durchführt während die ersten Gäste kommen, dafür sollte allerdings alles vorbereitet sein. Gerne kommen einige Gäste schon früher, daher gilt: mindestens eine halbe Stunde vor angekündigtem Beginn der Veranstaltung ist alles soweit fertig, dass Teilnehmer begrüßt und entsprechend bewirtet oder empfangen werden können. Perfekte Deko kann das i-Tüpfelchen bei einem perfekten Event sein - überzogener Perfektionismus führt allerdings häufig zu Stress, der sich dann durch die gesamte Veranstaltung zieht und nachteilig auswirkt.

Profi-Tipp 7:
First things first. Den Aufbau und die Vorarbeiten der Veranstaltung so kalkulieren, dass zum angekündigten Beginn alle wichtigen Punkte aufgebaut und einsatzbereit sind. Detailarbeiten dabei an das Ende legen um im äußersten Notfall weglassen.

Freundlich sein –zu den Gästen, zum Team und zu sich selbst
Natürlich stehen auf Veranstaltungen die Gäste im Mittelpunkt und werden stets freundlich und zuvorkommend behandelt. Jeder Eventmanager der sich anders verhält, handelt sich automatisch unnötigen Stress durch Beschwerden und schlechte Stimmung während der Veranstaltung ein. Damit dies aber vom ganzen Team gelebt werden kann, muss für jeden klar sein welches Verhalten während der Veranstaltung verlangt wird. Ich selber kommuniziere in einer Teambesprechung vor Beginn der Veranstaltung meine Vorstellungen deshalb klar und einfach an alle. Zum Beispiel: „Ich will, dass jeder von euch so freundlich wie nur möglich zu den Gästen ist. Alle sollen die beste Zeit haben und irgendwann glücklich nach Hause gehen. Nicht mehr und nicht weniger.“Damit dies keine hohle Phrase bleibt, ist meine Prämisse immer: Behandle jeden so, wie du selber behandelt werden möchtest. Egal ob Montagemitarbeiter, Reinigungskraft, Servicepersonal oder Moderator – jeder trägt einen wichtigen Teil zu einer gelungenen Veranstaltung bei und muss deshalb mit Respekt und Wertschätzung behandelt werden. Nur so ist es möglich, dass beiunvorhergesehenen Schwierigkeiten das gesamte Team reagiert und man nicht mit dem Problem alleine gelassen wird. Ein Team das gut zusammenarbeitet, ist die beste Versicherung für eine stressfreie Veranstaltung und sorgenfreie Nächte. Natürlich sollte diese Wertschätzung auch sich selbst gegenüber gelten. Wer sich vor der Veranstaltung komplett verausgabt, die Nächte durcharbeitet oder zu viel Alkohol trinkt, wird als Projektverantwortlicher bestenfalls eine mittelmäßige Performance am eigentlichen Veranstaltungstag abliefern können.

Profi-Tipp 8:
Die perfekte Veranstaltung ist immer eine Teamleistung. Klare Anweisungen und Wertschätzung an das Veranstaltungsteam zu kommunizieren sorgt für positiven Teamspirit, der an die Gäste weitergegeben wird. Jedes Teammitglied muss als wichtiger Baustein einer gelungenen Veranstaltung wahrgenommen und wertgeschätzt werden.

Es passiert immer etwas mit dem niemand gerechnet hat
Bei aller Vorbereitung, am Ende passiert immer etwas unvorhergesehenes. So ist das Eventgeschäft eben. Meine Empfehlung hier: ruhig bleiben und lächeln. Meistens ist alles halb so schlimm. Profi-Tipp 9:Ruhe bewahren, durchatmen, lächeln, dann das Problem angehen und sich bewusst machen, dass man es auf jeden Fall bestmöglich lösen kann.

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